４）運営
運営に際し、大まかな方針を初期メンバーで決め、運営に関わるスタッフの募集をTwitterで始めました。運営の経験がないスタッフでも、たくさんの方にチャンスをあげたいという想いから、興味を持ち一緒にやりたいという想いを持ってくれた仲間を積極的に取り込んでいきました。仲間の募集をする傍らで、資料作成や開催地決定のために様々な場所に足を運びました。開催地は、開催規模、予算、そして立地を考慮し決めました。
APPS2013実行委員会の結成当初は、右も左も分からない中、過去に開催経験を持つ先輩方のアドバイスや、専門機関の助言を参考にしながら、私たちなりに考え、一歩一歩進んでいきました。
仲間が徐々に増え、組織編成のために９つの統括を設け、それぞれが責任を持ち仕事に取り組みました。学生と社会人との一番大きな違いは、有志で運営を始められる点だと思います。「向き不向き関係なく、興味があることに挑戦できる」、そんな自由さを持った組織だったと思います。
そんな初心者ばかりの実行委員会では、苦労はつきもので、私が一番苦戦したのは人を動かすことでした。開催するにあたり、多くの人に働きかける必要がありました。どのように働きかけたら、人が動いてくれるのか、毎日考え続けていました。その中で見つけた私なりの答えは、相手への思いやりや感謝の気持ちが自然と人を動かすのではないか、ということです。
やり方は人それぞれで、絶対的な正解はないと思います。自分に合ったやり方で、自分らしく振る舞うのが正解への一番の近道だと感じました。
開催までの準備期間では、宿泊先や会場の手配、後援依頼、財団資料の作成、企業様対応、広報活動、企画運営、参加者対応等、あらゆる準備を要しました。参加者のためにどうしたら喜んでもらえるのかを常に考えながら、準備を進めていました。
みんなでお昼ご飯
中でも、場所も東京近郊ということで、スタッフ分合わせて約450人を同じ場所に泊めていただけるところを探すのはとても大変でした。また、後援や協賛を得ることにも、様々な工夫や苦労を要しました。学生ゆえに考えが至らないことも多々あり、たくさんの失敗と経験を積み重ねていきました。
そんな中、“Time is money”と言いますが、本来の意味とは解釈がずれてしまいますが、社会人の方に貴重なお時間をいただき、業界に関する貴重なお話やたくさんのアドバイスをいただけたことに、お金に替えられない価値を感じました。支えてくださった全ての方に、心から感謝申し上げます。
私たちは、“Self-medication ‐ be your healthcare partner?”をメインテーマとして掲げて、準備しておりましたが、社会的にも意義のある国際会議にするために努力してまいりました。厚生労働省、文部科学省、そして多くの薬学系の団体のご後援をいただき、たくさんの方々に応援していただいたこともあり、「日本で開催する意義」や「学生が開催する意義」を常に心にとめ、参加者や一般の方へ少しでも発信し、還元できる国際会議にするよう心がけました。
APPS開催間際にもたくさんのスタッフが増え、最終的には約110人のスタッフと共に運営を行いました。当然、以前からいるスタッフ、来たばかりのスタッフでは、APPSに対する考え方も違っていたと思います。
しかし開催当日、約400人の参加者を目の前にして、全員が「参加者のために」という想いのもと、責任と自覚を持って自分の任務を遂行していました。開催前の事前調査でも、参加者から多くの期待の声をいただき、それに少しでも応えられるようにという気持ちで常に取り組んでいましたが、実際の参加者を目の前に、こんなにも笑顔のあふれる素敵な国際会議をつくりあげることができたのは、間違いなくスタッフみんなが一致団結して取り組んだ成果だと確信しています。
編集・広報統括
武庫川女子大学４年 植山 陽子
